Aktenlager in Immelborn – Desaster mit Lerneffekt
Wie noch bekannt sein dürfte, wurden in der kleinen thüringischen Gemeinde Immelborn in einem alten, nicht hinreichend gesicherten Fabrikgebäude hunderttausende Akten unsachgemäß gelagert.
Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI) nahm diesen Vorfall zum Anlass, sich auch mit den dortigen tatsächlichen und rechtlichen Fehlentwicklungen näher zu befassen. Zu diesem Zweck traf er sich regelmäßig mit Unternehmern aus der Aktenarchivierungsbranche und betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Gemeinsam entwickelten sie eine Orientierungshilfe Aktenarchivierung. Hiermit wird Archivierungsdienstleistern (Auftragnehmern) und Unternehmen / Privatpersonen (Auftraggebern) ein Leitfaden an die Hand gegeben, mit dem sie sich im Dschungel der Vorschriften und deren Auslegungen zurechtfinden sollen. Die Orientierungshilfe unterstützt die Praxis dabei, sich ein Urteil darüber zu bilden, welche Pflichten dem Archivierungsdienstleister obliegen und welche notwendigen Anforderungen der Auftraggeber bei Einlagerung seiner Akten zu beachten hat.
Diese Arbeiten sind nun abgeschlossen. Die Orientierungshilfe legt klar dar, was der Auftraggeber als verantwortliche Stelle bei der Einlagerung, Verwaltung und Vernichtung von Akten zu beachten hat und was ein Archivierungsunternehmen hierfür tatsächlich leisten können muss. Anhand von Checklisten kann ermittelt werden, ob ein Archivierungsunternehmen gemessen an der Brisanz der einzulagernden Akten – z. B. medizinische Akten, Personalunterlagen, geheime Geschäftsunterlagen – für die Auftragserfüllung geeignet ist oder eben nicht. Für Hilfe bei der datenschutzkonformen Vertragsgestaltung sorgen konkrete Hinweise und Muster.
Da die Orientierungshilfe einen bundesweiten Standard zur Verankerung des Datenschutzes in der Archivierungsbranche setzen soll, wird sie zunächst den Aufsichtsbehörden der anderen Länder zur Abstimmung vorgelegt. Damit möchte der TLfDI erreichen, dass für alle Archvierungsunternehmen in Deutschland einheitliche Anforderungen gelten. Nach diesem Abstimmungsprozess wird der TLfDI die Orientierungshilfe vorstellen.
Dr. Lutz Hasse
